Häufig gestellte Fragen

Briefe in die Zukunft allgemein

Wofür enthält das Briefkuvert einen RFID Chip?

Die Anwendungsmöglichkeit von RFID Chips sind vielfältig und dienen in der Regel zur eindeutigen Identifizierung von Waren. Sie werden zum Beispiel in der Textilindustrie eingesetzt und dort in Kleidungsstücke eingenäht. Damit schützen sich die Hersteller auch vor Produktpiraterie.
 Zeitbote nutzt den Zahlencode, welcher aus dem Chip ausgelesen werden kann, zum Qualitätsmanagement, um alle Briefe eindeutig zuordnen zu können. Für einen außenstehenden Dritten ist der Zahlencode nur mit einem entsprechenden Lesegerät lesbar und enthält keine weiteren Informationen als den bereits genannten Zahlencode.
Für uns ist diese Technik auch ein Schutz vor Produktpiraterie, da jeder RFID Chipcode weltweit einmalig ist und somit nicht kopiert werden kann.

Welche Laufzeit ist am besten?

Wenn du den Empfänger mit Gutscheinen überraschen willst, ist eine kurze Laufzeit von 1-3 Jahren ideal. Wie wäre es z.B. mit einem Gutschein zum Babysitten oder Rasenmähen? Je länger die Laufzeit, desto wertvoller wird der Brief. Stell dir vor, der Empfänger erhält nach 10 Jahren einen Schnappschuss oder die liebevolle Botschaft eines alten Freundes.

Was schreibe ich in den Brief?

Von Glückwünschen, Gedichten, Erinnerungen über Witze, Anekdoten bis hin zu einer kreativen Gestaltung mit Bildern oder kleinen Erinnerungsstücken oder ein Gutschein: der Kreativität ist keine Grenze gesetzt.

Wie können die Briefe vom Empfänger am besten aufbewahrt werden?

Jedes unserer Brief-Pakete wird in einer edlen Geschenkbox geliefert. Diese kannst du dem Empfänger schenken um damit die Briefe aufzubewahren.

Hochzeitsbriefe

Kann die Zustellung von Hochzeitsbriefen auch vom Brautpaar beendet werden?

Durch unsere Dienstleistung wollen wir einen kleinen Beitrag leisten, um die Ehepaare immer wieder an den glücklichsten Tag ihres Lebens zu erinnern und damit die verbindenden Gefühle wach halten. Wir hoffen sehr, dass Eheleute, die dieses wundervolle Geschenk von ihren Gästen erhalten haben, eine lange und glückliche Ehe führen werden und die Erinnerung an ihre Traumhochzeit dies auch immer wieder unterstützt.
Trotzdem kann es auch bei diesen Paaren, zu Umständen kommen, aus denen heraus eine weitere Zustellung dieser Erinnerungen nicht mehr erwünscht ist. In diesem Fall sind auch die Eheleute als Empfänger der Briefe berechtigt, um eine Beendigung der Zustellreihe zu bitten. Die Hochzeitsbriefe werden dann an die Absender zurückgesendet.

Wie viele Briefe brauche ich für mein Hochzeitsbrief-Paket?

In der Regel wird ein Hochzeitsbrief von 4-5 Hochzeitsgästen geschrieben. So eignet sich z.B. für eine Hochzeit mit 60 Gästen ein Hochzeitsbrief-Paket mit 12 oder 15 Briefen ideal. Überlegt euch vorher wie viele Pärchen, Freunde und Familien auf der Hochzeit sein werden um so zu kalkulieren wie viele Hochzeitsbriefe ihr für diesen Hochzeitsbrauch benötigt. Besonders emotional ist es, wenn auch Braut und Bräutigam sich gegenseitig einen Brief schreiben.

Wie binde ich die Hochzeitsbriefe am besten in die Hochzeitsfeier ein?

Hierfür gibt es vielfältige Möglichkeiten. Wenn du möchtest, dass sie für das Brautpaar eine Überraschung sind, kannst du sie z.B. während des Fotoshootings mit den anderen Gästen schreiben. Alternativ kannst du sie auch als Programmpunkt in die Hochzeitsfeier integrieren indem du sie beispielsweise versteigerst – entweder gegen eine Einlage oder Bares um die Hochzeitskasse aufzubessern oder die Hochzeitsbriefe zu refinanzieren.

Was passiert bei Scheidung mit den Hochzeitsbriefen?

Unsere Hochzeitsbriefe sollen die Erinnerungen an den Hochzeitstag und die Liebe wach halten. Dennoch kann es leider auch damit zu einer Trennung kommen. In diesem Fall kann das Paar oder der Organisator uns kontaktieren und uns mitteilen, wie wir mit den Hochzeitsbriefen verfahren sollen. In manchen Fällen bekommt einer der beiden die restlichen Briefe, in anderen Fällen schicken wir sie an den Organisator zurück.

Ich benötige eine andere Anzahl von Hochzeitsbriefen, als sie in den Standardpaketen angeboten ist. Gibt es individuelle Möglichkeiten?

Das ist selbstverständlich möglich, bitte schreibe uns die gewünschte Menge und den vorgesehenen Zustellzeitraum. Wir erstellen dir dann ein individuelles Angebot, dass genau zu deinen Wünschen und deinem Bedarf passt.

Briefversand & Lagerung

Wie ist eine Zustellung über viele Jahre garantiert?

Wir sind uns der großen Verantwortung, die wir mit der Entgegennahme deiner wertvollen Schreiben übernehmen vollkommen bewusst. Daher haben wir von Anfang an für eine solide Finanzierung der Zeitbote AG gesorgt und sie mit einem Stammkapital in Höhe von 125.000,-Euro ausgestattet. Als Aktiengesellschaft unterliegt die Zeitbote AG zudem den erhöhten Überwachungsvorschriften des Aktiengesetzes und wird von einem drei köpfigen Aufsichtsrat kontrolliert. Aktuell ist als Aufsichtsratsvorsitzender der Wirtschaftsprüfer Reik Schwarzbach bestimmt.
Zur Sicherstellung einer soliden und dauerhaft tragfähigen Finanzstruktur sind die Produktpreise sorgfältig kalkuliert. In den Produktpreisen sind selbstverständlich die auflaufenden Lagerkosten, Zustellkosten und die ggf. erforderliche Adressrecherche einkalkuliert, welche als Rückstellungen in die Bilanz eingebucht werden.

Was passiert mit meinem Brief, wenn der Empfänger umzieht oder seinen Namen ändert?

Genau das ist eine Kernbestandteil unserer Dienstleistung. Wir stellen sicher, dass der bei uns hinterlegte Brief an die aktuelle Anschrift des Empfängers zugestellt wird. Dazu nutzen wir verschiedene Informationsquellen. Die wichtigste Quelle zur (Sicherstellung) Garantie einer zuverlässigen Zustellung ist die Postreferenz-Datei, welche von der Deutschen Post betrieben wird.

Die Postreferenz-Datei umfasst:

Rund 190 Millionen aktuelle und ehemalige Privatadressen. Ehemalige Adressen entstehen zum Beispiel bei Umzug, Namensänderung durch Heirat oder Unzustellbarkeit.

Sollte eine Adressänderung in dieser Datei nicht hinterlegt sein, übernimmt der Zeitbote die weitere Suche und ermittelt zum Beispiel über die Einwohnermeldeämter die aktuelle Anschrift des Empfängers.

Was passiert mit meinem Brief wenn der Empfänger nicht auffindbar ist?

Die Anzahl der tatsächlich endgültig nicht zustellbaren Briefe, können wir Dank unserer umfangreichen Recherchen extrem klein halten. Trotzdem kann es vorkommen, dass ein Empfänger bewusst oder unbewusst alle Zustellwege hinter sich abgeschnitten hat und zum Beispiel unbekannt ins Ausland verzogen ist. In diesem Fall werden wir den Absender über die Unzustellbarkeit seiner Post informieren und den Brief an ihn zurücksenden.
Sollte sich die Adresse des Absenders ebenfalls verändert haben, führen wir dieselbe gründliche Adressklärung durch, wie wir sie bei der Ermittlung der Empfängeradressen anwenden.
Als Absender oder Empfänger kannst du uns außerdem selbstverständlich Adressänderungen mitteilen, so dass es selbst bei Umzügen ins Ausland nicht zu Verzögerungen bei der Zustellung kommt.

Wie werden die Briefe gelagert?

Zeitbote, als erster von der Bundesnetzagentur lizenzierter Postdienstleister für Briefe in die Zukunft wurde von der Bundesnetzagentur vor Erteilung der Lizenz auf Zuverlässigkeit und Einhaltung der gültigen Gesetze und Normen geprüft. Die Bundesnetzagentur überwacht zudem laufend alle Postdienstleister und ist hierzu auch berechtigt, unangekündigte Kontrollbesuche zu unternehmen. Ein negatives Urteil der Bundesnetzagentur kann für den Postdienstleister zum Entzug der Lizenz führen.
Die bei uns gelagerten Briefe befinden sich in gesicherten Räumen, welche darüber hinaus videoüberwacht sind.
Aktuell verfügen wir über eine Lagerkapazität von bis zu 300.000 Briefen. Die Post wird hier in verschlossenen Karteikartenschränken nach Zustelldatum sortiert und bis zur Zustellung sicher abgelegt. Das Briefarchiv wird sukzessiv nach Bedarf weiter ausgebaut.

Wie wird mein Brief an den Empfänger zugestellt?

Zeitbote betreibt kein eigenes Zustellnetz. Daher übergeben wir die von uns sicher gelagerten Briefe rechtzeitig vor dem vom Absender festgelegten Zustelltermin an die Deutsche Post zur Beförderung an den Empfänger. Die Deutsche Post ist unser zuverlässiger Partner für die Überbringung deiner wertvollen Nachrichten.

Kommt mein Brief genau pünktlich an dem von mir gewählten Zustelltermin an?

Eine Zustellgarantie zum Wunschdatum können wir nicht abgeben. Die Deutsche Post, die für uns die Beförderung der Briefsendungen übernimmt, erreicht eine extrem hohe und zuverlässige Zustellquote der Briefbeförderungen innerhalb von Deutschland. Im bundesweitem Schnitt erreichen im Mittel weit über 90% der Sendungen einen Tag nach Aufgabe in der Briefannahme ihren Adressaten. Fällt der Zustelltag auf einen Sonntag oder Feiertag, so geben wir die Sendungen entsprechend früher zur Zustellung auf. In diesen Fällen erreicht der Brief den Empfänger in der Regel am letzten Werktag vorher, sodass der Brief am gewünschten Termin geöffnet werden kann. Bei Briefsendungen ins Ausland ist eine genaue Vorhersage des Zustelltermins besonders schwierig. Hier kann es deshalb dazu kommen, dass der Brief ein paar Tage früher oder später zugestellt wird.

Kann ich einen von mir geschriebenen Brief zurückrufen, wenn ich nicht mehr möchte, dass dieser dem Empfänger zugestellt wird?

Ja, das ist selbstverständlich möglich. Der Absender kann uns bis fünf Werktage vor dem vorgesehenen Zustelldatum über einen Abbruchwunsch der Sendung informieren. Bei Briefsendungen ins Ausland sollte man uns mindestens 14 Tage im Voraus kontaktieren. Wir werden die Post dann nicht an den Empfänger senden, sondern an den Absender zurückschicken. Dies ist selbstverständlich auch bei Hochzeitsbriefen möglich.

Kann ich meinen Brief auch an einen Empfänger im Ausland adressieren?

Unser Standardzustellgebiet ist Deutschland und unsere europäischen Nachbarn sowie die Schweiz, diese Briefadressaten sind in unseren Preisen kalkuliert und übernehmen wir jederzeit.

Auch eine Zustellung außerhalb Europas ist möglich. Zeitbote kann deinen Brief weltweit zustellen lassen, auch hierzu vertrauen wir auf unseren Partner die Deutsche Post.

Bitte beachte, dass Adressänderungen außerhalb von Deutschland, nur bedingt nachverfolgt werden können. Wir nutzen auch in diesem Fall öffentlich zugängliche Adressdatenbanken, die aber von der Qualität und Zuverlässigkeit der deutschen Postreferenz-Datei abweichen können. Daher bitten wir dich, uns insbesondere ausländische Adressänderungen, die dir bekannt werden, mitzuteilen.

Die Zustelldauer kann bei Adressen im Ausland deutlich von den kurzen Zustellzeiten in Deutschland abweichen, daher können wir nicht die exakte Zustellung am Wunschtermin garantieren.

Kann ich mein eigenes Briefkuvert zur Einlagerung an Zeitbote senden?

Zeitbote stellt die zum Versand vorgesehenen Briefkuverts exklusiv zur Verfügung. Damit garantieren wir eine gleichbleibend hohe Qualität unseres Produktes und eine eindeutige Identifizierung unserer Postdienstleistung. Hierzu sind unsere Briefkuverts auch mit einen RFID Chip ausgestattet. Dieser dient uns zur eindeutigen Identifizierung einer jeden Sendung und ist ein wichtiger Bestandteil unseres Qualitätsmanagementsystems. Der RFID Chip ist mit einem passiven nummerischen Code belegt, welcher nur in unserer Datenbank mit dem Absender/ Empfänger und Zustelldatum verknüpft ist. Weitere Informationen – außer der nummerischen Zahlenfolge – können aus diesem Chip nicht ausgelesen werden.

Kartenshop

Kann ich meine individuelle Karte als Muster bestellen?

Wenn du dir unsicher sein solltest, kannst du deine gewünschte Karte gestalten und als Muster bestellen, indem du die Stückzahl 1 auswählst. Du erhältst sie dann gegen einen Pauschalpreis von 4,50€ zzgl. 2,50€ Versandkosten.

Solltest du mit deiner Musterkarte zufrieden sein, kannst du dich einfach in unserem Kartenshop einloggen und die gewünschte Menge bestellen.

Kann ich im Kartenshop auch Briefkuverts zu den Karten bestellen?

Ja, du kannst passende Briefumschläge zu deinen Karten bestellen. Im Laufe des Bestellprozesses zeigen wir dir passende Umschläge an. Wir bieten u.a. Standard-Briefumschläge in cremeweiß, transparente Briefumschläge und Briefumschläge mit Seidenfutter in verschiedenen Farben.

Kann ich Tischkarten personalisieren lassen?

Einige unserer Tischkarten können mit den Gästenamen individuell bedruckt werden. Diese erkennst du am „P“. Um deine Tischkarten zu personalisieren, kannst du im Easy-Modus entweder eine .xls-Datei hochladen (Achtung: .xlsx wird momentan nicht unterstützt) oder die Namen einzeln einfügen. Hast du 12 Namen eingefügt, klicke auf „Namen in Tischkarte übernehmen“ um jeweils 12 weitere Namen einzufügen. Wiederhole diesen Schritt solange bis du alle Namen eingefügt hast.

Du kannst die Tischkarten entweder für später speichern oder mit dem Button „Weiter zur Kontrolle“ bestellen. Im Freigabe-PDF werden dir nur die ersten 3 Namen angezeigt. Möchtest du noch einmal alle Namen überprüfen, kehre bitte in den Easy-Modus zurück.

Gelten für unterschiedliche Textvarianten unterschiedliche Preisstaffeln?

Solltest du Karten mit mehreren Textvarianten (z.B. in unterschiedlichen Sprachen) drucken lassen, gilt für jede Textvariante eine andere Preisstaffel, da wir jede Variante als Druck-PDF erstellen und getrennt voneinander produzieren.

Kann ich auch ein eigens erstelltes Kartendesign in Druck geben?

Ja, das geht. Wähle hierfür einfach eine Karte im von dir gewünschten Format aus unserem Kartenshop aus und wechsle in den Gestaltungsmodus. Dort kannst du dein Design vollflächig als Bild (im Format JPEG, PDF oder EPS) einfügen. Bitte beachte, dass wir 2mm Beschnitt benötigen, diese werden durch eine gestrichelte Linie und den transparenten Rahmen dargestellt.

Was bedeuten die gestrichelten Linien bei der Gestaltung meiner Karten?

Die gestrichelten Linien stellen den Beschnitt (2mm) und bei Klappkarten zusätzlich den Falz dar. Sie werden später nicht mitgedruckt und dienen nur zur Orientierung. Der Beschnitt von 2mm wird später in der Produktion abgeschnitten. Platziere daher keine wichtigen Objekte wie Text im Beschnittbereich oder nahe an der Linie. Möchtest du eine farbige Vollfläche oder ein Foto bis zum Rand, platziere beides bitte auch im Beschnittbereich um zu verhindern, dass weiße Kanten an den Rändern entstehen.

Was muss ich bei meinen Fotos beachten?

Fotos vom Fotografen sind grundsätzlich immer gut, denn sie weisen eine hohe Bildqualität auf, haben eine gute Beleuchtung und meist einen ruhigen Hintergrund. Solltest du keine Fotos vom Fotografen haben, haben wir hier einige nützliche Tipps zur Erstellung von eigenen Fotos:

  1. Wähle einen möglichst ruhigen Hintergrund, z.B. einen einfarbigen Stoff, eine einfarbige Wand etc.
  2. Einfarbige Kleidung ist i.d.R. besser als Kleidung in vielen bunten Farben. Sie sollte sich gut vom Hintergrund abheben und harmonisch zum Rest des Bildes passen.
  3. Falls du keine Ausrüstung für die Ausleuchtung hast, versuche die Fotos bei natürlichem Tageslicht zu machen, also am besten draußen oder vor einem Fenster.
  4. Füge einige passende Accessoires hinzu, aber achte darauf, dass alles harmonisch und nicht zu überladen wirkt. Bei Babyfotos zum Beispiel eignen sich Schnuller, Rasseln oder Teddys.
  5. Fotografiere mit der maximalen Auflösung und verwende keinen digitalen Zoom.

Welches Farbprofil muss ich verwenden?

Es wird kein bestimmtes Farbprofil benötigt, verwende einfach das Standardprofil deiner Kamera. In der Regel ist dies sRGB.

Sind die Klappkarten bei Lieferung gefaltet?

Unsere Klappkarten werden immer genutet und gefaltet ausgeliefert. Dadurch haben wir zusätzlich die Qualitätskontrolle, dass die Kanten aufeinander liegen.

Weichen die Farben von der Bildschirmdarstellung ab?

Jeder Bildschirm bildet andere Farben ab, weshalb eine Abweichung vom Druck vollkommen normal ist. Um sicherzugehen, dass die Farben der Karten dir gefallen, kannst du deine Karte als Vorabzug bestellen. Wähle hierfür einfach die Menge 1 aus. Für den Vorabzug fallen 4,50€ zzgl. 2,50€ Versandkosten an.

Auf welchem Drucksystem werden die Karten aus dem Kartenshop produziert?

Wir setzen ein digitales Drucksystem ein. Dabei handelt es sich um eine Kodak Nexpress mit HD Toner, die zu den besten digitalen Druckmaschinen auf dem Markt zählt.

Somit können wir einen gestochen scharfen Druck mit perfekten Fotos bieten. Falls du dich zuerst von der Druckqualität überzeugen willst, kannst du auch ein Musterpaket für 5€ in unserem oder deine gewünschte Karte als Muster bestellen.

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